GDPR ed email marketing: come adeguare la newsletter

La relazione tra GDPR ed email marketing è di primaria importanza se vuoi procedere con la tua attività di promozione via posta elettronica.

Il motivo è semplice: non puoi mandare comunicazioni private a chi non ti ha dato il consenso per farlo. O almeno non secondo le leggi. Il GDPR, general data protection regulation, è il regolamento su base europea (qui il testo completo e ufficiale) che regola la privacy e l’uso dei dati personali. Cosa significa ciò?

L’atto legislativo dell’Unione Europea vale su tutto il territorio e riguarda due aspetti: la possibilità di conoscere e valutare il trattamento che viene fatto dei dati e il diritto a controllare i processi che nascono dalla raccolta di queste informazioni. Chiaramente c’è una connessione tra GDPR ed email marketing.

Chi vuole inviare DEM e newsletter non puoi ignorare i passaggi di questo passaggio che ha superato al legge sulla privacy italiana e regola l’uso dei dati personali in Europa. Cosa sapere su questo tema? Ecco una base di partenza per iniziare a essere in regola sul fronte GDPR ed email marketing: continua a leggere.

Crea una policy testuale ben strutturata

Il primo requisito per allineare email marketing, newsletter e DEM al GDPR: devi creare una pagina privacy policy sul tuo sito web nella quale spieghi ogni dettaglio della tua attività. Nello specifico, quali sono i punti da rispettare? Cosa indicare?

• Quali dati stai trattando.
• In che modo lo fai.
• Ci sono finalità specifiche?
• Quali servizi di terze parti usi?
• Le misure di sicurezza messe in campo?
• Strumenti di comunicazione che puoi usare.
• A chi rivolgersi in caso di problema?
• Come gestisci la concessione del consenso?

In buona sintesi, devi far capire all’utente come ti muovi e quali attività svolgi per fare in modo che i dati rimangano al sicuro. Inoltre, devi chiarire quali sono i tuoi contatti e a chi rivolgersi in caso di necessità. Questa è la prima parte del lavoro.

Lavora sui requisiti delle terze parti

In questo contenuto – la policy della newsletter – devono essere indicate anche le caratteristiche dei software utilizzati con link di approfondimento.

Ovviamente, uno degli errori fondamentali è quello di copiare il testo privacy policy da altri portali senza un’adeguata personalizzazione. Questo copy dovrebbe essere redatto da un professionista in base alle tue reali attività.

Conferma presa visione trattamento dati

Nella landing page che hai creato per acquisire nuovi contatti e fare lead generation devi inserire la dicitura “Confermo di aver preso visione dell’informativa sul trattamento dei dati”. Ovviamente deve esserci il link che porta alla privacy.

Lo stesso deve essere fatto per ogni form presente sul sito web che permette di inserire il proprio contatto nel database. L’ottimizzazione del modulo per aumentare gli iscritti alla newsletter è uno dei punti essenziali per essere in regola.

Una buona idea potrebbe essere l’aggiunta di un testo embeddato e scorrevole per mostrare l’intera privacy in fase di accettazione e iscrizione alla newsletter.

Punta sul double opt-in per sicurezza massima

Il single opt-in è quello che inserisce un contatto nella mailing list dopo aver scritto l’email e spuntato il consenso. Quindi si tratta di un passaggio singolo.

Il double opt-in, invece, consente di inviare un’email a seguito di questa operazione per conferire una seconda verifica. In questo modo si hanno delle garanzie extra.

Avere un sistema basato su double opt-in, oltre a essere obbligatorio in alcuni paesi, consente di lavorare con maggiore chiarezza e trasparenza: due qualità indispensabili quando si affronta il tema GDPR ed email marketing.

Punta sulla chiarezza della comunicazione

Non deve fare le ricerche archeologiche per trovare la pagina policy della newsletter o della DEM. Questo contenuto deve essere facile da rintracciare, linkato nel footer del sito web. Per evitare qualsiasi problema, il collegamento ipertestuale è indispensabile anche nel form dell’iscrizione alla lista del database.

Altro aspetto fondamentale riguarda la possibilità di gestire al meglio la facoltà di iscriversi. Ad esempio, quando pubblico un modulo per inviare email o acquistare un prodotto posso aggiungere la spunta che suggerisce di ricevere newsletter.

Questo elemento specifico deve essere non selezionato e bisogna indicare che si tratta di una soluzione facoltativa, non obbligatoria. L’importante è eliminare ogni ambiguità. E chiarire con forza che non si tratta di un percorso forzato.

Dai le giuste informazioni nella comunicazione

Quando le persone ricevono la newsletter devono essere in grado di abbandonare la lista in qualsiasi momento disiscrivendosi con un link facile da trovare.

Ma non basta, ai sensi del GDPR le persone che ricevono la tua newsletter devono essere in grado di modificare il consenso. Nell’email dovrebbe esserci un link che porta alla sezione in cui è possibile modificare il proprio benestare.

Da leggere: evitare che l’email finisca nello spam

Fai attenzione a come costruisci il database

Uno degli errori che rischia di mettere in pericolo il tuo profilo agli occhi delle autorità che vigilano su GDPR ed email marketing: l’acquisizione dei contatti.

Non puoi creare liste di email e inviare messaggi più o meno promozionali se non hai ricevuto il consenso. Questo vale soprattutto quando non sei tu ad avere il controllo della raccolta contatti. Ecco perché i servizi di ricerca email aziendali profilate devono rispettare alcuni parametri decisivi per il rispetto delle regole.

Ad esempio, il nostro servizio di raccolta indirizzi posta elettronica di imprese italiane si basa su anagrafiche aggiornate e consensi ottenuti in base al rispetto delle norme privacy e della garanzia di conformità GDPR. In altre parole, puoi creare la tua lista di contatti profilati in sicurezza, contattaci per informazioni.